‘Wat we tot nu toe wilden doen, is gelukt


‘Wat we tot nu toe wilden doen, is gelukt’

Bouwen aan het sociaal domein van Den Helder

Afdelingsmanager Willemijn Groot en teamleider Participatie Marco Webeling traden begin 2015 met een nieuw managementteam aan in het sociaal domein van Den Helder. De organisatie was niet klaar voor de toekomst en in het bouw- en veranderproces kregen de twee te maken met zeer zware weerstand. Desondanks lukte het ze de boel op orde te brengen: ‘Doorgaan, professioneel blijven, bouwen op vertrouwen.’

 

Willemijn trapt af met een beschrijving van wat zij en Marco aantroffen in Den Helder: een organisatie die onvoldoende was uitgerust voor de toekomst. “In de basis was er weinig op orde om de decentralisaties goed te laten landen; mensen waren niet toegerust voor die taak, wisten niet wat ze moesten doen. De afdeling moest een grote inhaalslag maken, niet alleen op de uitvoering van de drie wetten, maar ook op de effectiviteit en efficiency daarvan. Verder was een inhaalslag in de bedrijfsvoering nodig. We moesten de organisatie toekomstbestendig maken, zoals dat heet.”

‘Alle registers werden opengetrokken om de verandering tegen te werken’

SCHELDPARTIJEN EN BESCHULDIGINGEN

Dat was makkelijker gezegd dan gedaan. De organisatie vertoonde symptomen van een verwaarloosde organisatie, waaronder heftige weerstand. Marco: “Alle registers werden opengetrokken om de verandering tegen te werken: van scheldpartijen tot beschuldigingen van bedreiging en van mishandeling.” De ondernemingsraad, de bedrijfsarts en de vertrouwenspersoon trokken het verandertraject in twijfel, waarin degenen die weerstand boden een bevestiging zagen van hun houding.

Willemijn: “We hebben als MT-leden allemaal wel een moment gehad dat we het bijltje erbij neer wilden gooien. Dankzij de onderlinge loyaliteit in het MT en met name de steun van het college van B&W hebben we dat niet gedaan en konden we de veranderopgave realiseren tot het punt waarop we nu zijn. De burgemeester en wethouders hebben ons altijd gesteund. Toen de weerstand op een hoogtepunt kwam, heeft het college openlijk zijn steun uitgesproken en de afdeling verteld dat wij niet zouden worden weggestuurd. Dat is een moment geweest waarop het besef doordrong dat de verandering niet om te buigen was.”

HUILEN MET DE DEUREN DICHT

“Wat heel goed werkte, was dat we altijd open, eerlijk en zakelijk hebben gecommuniceerd”, vertelt Marco. “Dit is het doel, dit vragen we van jou en dit krijg je van ons. Niet meer en niet minder. Mensen konden boos worden op ons, maar wij werden het niet op hen. Wat er ook gebeurde, we hebben nooit teruggeslagen, we hebben alles over ons heen laten komen, hebben er nooit openlijk over gesproken.”

‘Toen de medewerkers zagen dat er niet werd teruggeslagen, werd het makkelijker voor ze om te kiezen voor de verandering’

Willemijn: “Dat was een bewuste strategie. Met de deuren dicht hebben we als MT wel gevloekt en getierd en een traan gelaten, daarbuiten niet. Doorgaan, professioneel blijven, bouwen op vertrouwen. En bovenal: doe een ander niet aan waarvan je zelf niet wil dat het je wordt aangedaan.” Toen de medewerkers zagen dat er niet werd teruggeslagen, werd het gaandeweg makkelijker voor ze om te kiezen voor de verandering. Marco: “In mijn team zitten mensen die aanvankelijk zwaar in de weerstand zaten, maar die ons beleid nu met hand en tand verdedigen. Dat is mooi om te zien.”

RUGDEKKING VAN DE TOP

Vooral Willemijn heeft heel veel geïnvesteerd in steun en rugdekking van de politieke en ambtelijke top: “Ik heb van meet af aan gevraagd om vertrouwen en onvoorwaardelijke steun. Je moet dan wel een goed strategisch plan hebben, laten zien dat je het volgens planning uitvoert en resultaten tonen. Ik heb het eerste jaar heel veel koffie gedronken met de (vak)wethouders en de burgemeester, heb ze in elke stap meegenomen. Als MT hebben we ook bij het college gezeten en kon ieder MT-lid individueel zijn verhaal vertellen. Zo leerde iedereen elkaar kennen, wat het makkelijker maakte om elkaar op moeilijke momenten te vinden.”

Het eerste resultaat dat ze aan het college konden presenteren was het Inrichtingsplan voor het sociaal domein, in mei 2015. Willemijn: “Een goed doortimmerd plan dat we in samenwerking met een bedrijfseconoom hebben geschreven. We lieten ermee zien dat we wisten wat we deden, snapten wat er in Den Helder speelde en dat niet alles in één keer anders kon. Bovendien hebben we het plan volgens de planning en met de voorspelde resultaten uitgewerkt. Men zag dat we ons aan afspraken hielden. Daarmee werd de vertrouwensbasis steviger en konden we doorgaan met bouwen.”

INSPIRERENDE VERHALEN

Er werd flink geïnvesteerd in de kwaliteit van de medewerkers, van wie velen een opleiding kregen; hele teams gingen tegelijk op cursus. De medewerkers van team Participatie mochten het opleidingsbureau in een pitch kiezen. Willemijn: “Het gekozen bureau heeft met alle medewerkers individueel gesproken en een opleidingsplan gemaakt. Iedereen kreeg de basiscursus, aangevuld met modules die aansluiten op hun specifieke behoefte.”

‘Zien eten doet eten. Ik kan het als leidinggevende tien keer vertellen,
maar die collega’s lieten het gewoon zien’

Ook haalden ze een ESF-subsidie van de EU binnen, waarmee nieuwe mensen werden aangetrokken in het kader van doelmatigheid. Marco: “Die nieuwe medewerkers lieten ook nieuw gedrag zien: veel meer gericht op communicatie en verbinding en veel meer extern gericht. Zij werkten veel buiten de deur en kwamen met inspirerende verhalen terug, wat collega’s nieuwsgierig maakte. Zien eten doet eten. Ik kan het als leidinggevende tien keer vertellen, maar die collega’s lieten het gewoon zien. Sommigen organiseerden zelfs interne trainingen om het nieuw geleerde aan collega’s over te dragen. En zo kantelde het.”

OPEN STAAN VOOR ELKAAR

De interne communicatie op diverse niveaus werd op orde gebracht. Zo werd het kantineoverleg met de hele afdeling in ere hersteld, evenals het werkoverleg per team. En er werden lunches met medewerkers en MT-leden georganiseerd. Willemijn: “Met goede communicatie werk je aan een veilige omgeving. Mensen weten beter waar ze aan toe zijn, afspraken worden nagekomen. En we zijn beschikbaar: we lopen rond, maken een praatje, drinken een kop koffie, vragen mensen hoe het met ze gaat.”

‘Vroeger was men bang om met de leiding te praten, nu worden we op de werkvloer aangesproken’

Nieuw is een klankbordgroep, met mensen uit alle teams, die zich buigt over nieuwe plannen en ontwikkelingen. Ook nieuw is dat de MT-leden één grote kamer delen. Marco: “Zo laten we zien dat we open staan voor elkaar en de medewerkers. Dat werkt. Vroeger was men bang om met de leiding te praten, bang om te worden afgerekend. Nu worden we op de werkvloer aangesproken en komen mensen met vragen en ideeën. Daar zijn we trots op.”

BIJ ELKAAR BRENGEN

Wat merkt de klant van de veranderingen? Marco: “Kijk je naar Participatie, dan doen we nu veel meer voor de klant dan vroeger. Sowieso zoeken we veel meer het contact, gaan met de klant in gesprek en zoeken naar mogelijkheden. We hebben nog nooit zoveel uitstroom naar werk gehad als nu. Ook hebben we meer werkgevers dan ooit aan ons gebonden, door een proactieve benadering. Waar we eerst moesten leuren bij de werkgevers, komen ze nu zelf met ideeën en voorstellen. Bovendien zijn onze medewerkers beter in staat werkgevers en burgers bij elkaar te brengen. De veranderopgave is nooit klaar, maar dat wat we tot nu toe wilden doen, is gelukt. Hoe mooi is dat?”

Tekst: Jan Dobbe
Beeld: De Beeldredaktie/Jeffrey Bakker

Het verhaal van Den Helder komt ook ter sprake in een deelsessie tijdens het Divosa Voorjaarscongres 2018

 

Deel dit artikel!

Wellicht vind je dit ook interessant:

‘Als medewerkers ja zeggen, maar nee doen’ Joost Kampen over het herstel van verwaarloosde organisaties
‘Het MT heeft er intern geen groot verhaal van gem... Medewerker Annelies van Dorsselaer over de extreme weerstand in Den Helder
‘Iedereen had door dat het anders moest’ Pieter Kos, wethouder Sociaal Domein in de gemeente Den Helder
13//2018

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

*

code

De volgende HTML-tags en -attributen zijn toegestaan: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

13//2018